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Gestisci il protocollo informatico con Protocollo LGM

Protocollo informatico e gestione dei documenti è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo. In particolare, Protocollo Lgm permette di gestire i documenti in arrivo, in partenza o interni in maniera veloce ed efficiente.

Il sistema informatico del Protocollo LGM, permette di migliorare l'efficienza interna con riduzione dei costi (attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali)
Migliorare i servizi volti alla trasparenza dell'azione amministrativa attraverso l'impiego di strumenti che consentano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati.
L‘attività di protocollo rappresenta una fase essenziale del processo di gestione documentale perchè Consente di certificare la provenienza e tipologia di ogni documento e la data certa di acquisizione o creazione.  
Il sistema del protocollo è quindi essenziale per regolamentare il flusso documentale, per catalogare, distribuire ed archiviare ogni documento o gruppi di documenti correlati, in modo da garantire l’ordinato svolgimento delle procedure connesse e consentire il recupero delle informazioni in ogni momento.

Caratteristiche Computer

Il programma può essere utilizzato nel Sistema operativo: PC/Windows versioni XP/Vista, Windows 7, windows 8, windows 10.
la risoluzione minima consigliata è 1024 x 768


Stampa etichette anche con codici a barre

Possibilità di copiare e incollare il codice a barre creato dal programma nei documenti che si stanno creando.
Possibilità di stampare la ricevuta di consegna e l'etichetta con codice a barre e codice Qr Code

Semplicità di utilizzo

E' un programma semplice ed è indicato per tutte le piccole e medie aziende. Utile anche a livello personale per ordinare tutta la corrispondenza.

Firma i file

Il programma è interfacciato con il software DiKe della infocenter che permette di firmare digitalmente un file ed apporre una marca temporale.

Numeri progressivi

Il programma crea automaticamente un numero progressivo di protocollo, ha una numerazione differente in base al documento in entrata in arrivo e interno. In alternativa più decidere se utilizzare una singola numerazione.

Allega uno o più file al protocollo

Il programma permette di associare ad ogni protocollo una o più file, è possibile scannerizzare dal programma stesso i documenti cartacei che il programma traduce in file PDF e memorizza nel computer.
I file sono visualizzati in anteprima all'interno del programma è possono essere aperti con un semplice click del mouse.

Accesso ai protocolli con password

L’accesso al programma è protetto da password in ogni documento viene memorizzato l'utente che lo ha creato.
Nel programma è già presente un untente Amministratore che gestisce gli altri utente ed è l'unico in grado di azzerare gli archivi, modificare la numerazione di protocollo e può visualizzare tutti i documenti dell'archivio.

Ricerca dei documenti

La ricerca è incrementale e ti permette di trovare un documento in maniera veloce.
Puoi cercare il documento tramite tutti i campi del programma, data di protocollo, data documento, oggetto, tipo di corrispondenza, mittente, destinatario, numero protocollo, tipo documento e titolario. E' possibile dalle colonne della tabella documenti, cercare e filtrare le altre informazioni.

Chiusura dei documenti

Dopo aver concluso il lavoro è possibile chiudere il documento, per semplificare la ricerca dei soli protocolli che ancora sono in lavorazione da parte dell'incaricato.

Assegna dei protocolli ad altri utenti.

Quando vengono creati dei protocolli è possibile selezionare altri utenti che possono avere accesso al protocollo memorizzato. 
Facciamo un esempio, l'utente Amministratore sta inserirendo il protocollo ma vuole che possano visualizzarlo anche gli utenti Rocco Giuseppe e Rossi Franco, basta selezionarli da questa tabella. Quando uno di questi utenti accedere ai protocolli verranno visualizzati i protocolli inseriti dall'amministratore, in una colonna verrà contrassegnata con una icona rossa.

Gestisci il titolario

E' possibile gestire ll titolario di classificazione che è uno strumento dell'archivio corrente, che serve per dividere la documentazione prodotta o ricevuta da un soggetto in settori e categorie, schematizzando in maniera logica le sue competenze e funzioni.
La predisposizione di un titolario è necessaria per smistare i documenti ai vari uffici che compongono un ente e per ricomporla, a fine anno, quando vengono recuperate le pratiche chiuse e trasferite nell'archivio di deposito. Il titolario è necessario per l'archiviazione in Italia per tutti gli enti dotati di registro di protocollo (gli enti pubblici), fin dalla Circolare Astengo del 1897.

Limitazione di visualizzazione

Ogni utente può accedere al protocollo con la propria password e vedere solo i documenti che sono stati inseriti o assegnati alla sua visualizzazione. L'amministratore ha invece la possibilità di inserire e visualizzare tutti i documenti protocollati.

Limita la modifica nel tempo

Possibilità di limitare la modifica degli utenti. In questo caso l'utente non Amministratore può inserire un protocollo in entrata o in uscita e può modificarlo solo nell'arco di 5 minuti, dopo questo tempo solo l'Amministratore può farlo.
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